Was ist Peppol? So funktioniert das Netzwerk

Peppol bietet Geschäftspartnern einen gemeinsamen Weg zum Austausch strukturierter Dokumente, etwa Rechnungen und Bestellungen. Strukturiert bedeutet, dass die empfangende Software einzelne Felder wie Rechnungsnummer, Steuerbetrag und Zahlungsreferenz direkt lesen kann, statt dass jemand sie aus einer PDF-Datei übertragen muss.

Dazu gehören drei Teile: Spezifikationen für die Dokumente, ein Netzwerk für ihre Zustellung und Vereinbarungen für die Organisationen, die es betreiben. OpenPeppol ist der gemeinnützige Verein, der diesen Rahmen pflegt. Peppol begann 2008 als europäisches Projekt und wird heute international genutzt.

Ein Unternehmen verbindet sich nicht selbst mit dem Netzwerk und muss auch nicht Mitglied bei OpenPeppol werden. Es nimmt über einen Dienstleister teil, und die Anbindung ist oft bereits in der Buchhaltungssoftware enthalten.

Weil jedes Unternehmen über einen Anbieter teilnimmt, sind an jedem Austausch vier Parteien beteiligt: Absender, Empfänger und ihre beiden Anbieter. Das nennt man das Vier-Ecken-Modell. Es erlaubt Absender und Empfänger, unterschiedliche Anbieter zu wählen.

Den Nummern im Diagramm folgend, nimmt eine Rechnung diesen Weg:

1. Absender. Ihr Buchhaltungs- oder ERP-System erstellt die Rechnung.
2. Sendender Access Point. Ihr Anbieter prüft das Dokument und ermittelt den Empfangsdienst des Empfängers.
3. Empfangender Access Point. Der Anbieter des Empfängers nimmt das Dokument über das Peppol-Netzwerk entgegen.
4. Empfänger. Der Anbieter stellt es dem System Ihres Kunden zur Verarbeitung zu.

Ein Access Point, oft als AP abgekürzt, ist der Dienst des Anbieters, der sich mit anderen Access Points verbindet. Das AS4-Transportprofil des Netzwerks sichert den Austausch zwischen ihnen ab. Wie Ihre eigene Software den Anbieter anbindet, hängt vom gewählten Dienst ab.

Vor dem Senden muss der sendende Access Point ermitteln, wohin er zustellen soll; das zeigt der gestrichelte Weg im Diagramm. Der Service Metadata Locator (SML) hilft dabei, den Service Metadata Publisher (SMP) des Empfängers zu finden. Der SMP veröffentlicht dessen Empfangsmöglichkeiten: unterstützte Dokumenttypen, Geschäftsprozesse und Zustellendpunkte. Damit diese Abfrage funktioniert, braucht der Absender zwei Dinge: die Peppol-ID des Empfängers und eine Dokumentspezifikation, die der Empfänger unterstützt. Die nächsten beiden Abschnitte erklären beides.

Erkunden Sie die Dienstleister und die für sie zuständigen Peppol Authorities.

Eine Peppol-ID ist die Adresse, mit der die Abfrage einen Teilnehmer findet. Sie verbindet ein Kennungsschema mit einem Wert, häufig in der Schreibweise scheme:value. Das Schema teilt der Software mit, welche Art von Kennung der Wert darstellt. Je nach Registrierung kann dies eine Unternehmenskennung oder eine Global Location Number (GLN) sein.

Eine Organisation kann mehrere Teilnehmer-IDs haben. Eine Unternehmensnummer allein sagt nicht, welches Schema zu verwenden ist oder welche Dokumente eine bestimmte Registrierung empfangen kann. Fragen Sie Ihren Geschäftspartner im Zweifel nach seinen Empfangsdaten.

Durchsuchen Sie die veröffentlichten Directory-Einträge nach Name oder Kennung. Die Veröffentlichung im Directory ist freiwillig: Ein fehlender Treffer belegt nicht, dass ein Unternehmen keine Peppol-Dokumente empfangen kann. Lassen Sie vor dem Senden die aktuellen Empfangsmöglichkeiten durch Ihren Anbieter bestätigen.

Als Zweites braucht der Absender ein Dokument, das der Empfänger annehmen kann. Peppol umfasst mehr als Rechnungen: Der offizielle Katalog enthält Registrierungen für Gutschriften, Bestellungen, Bestellantworten, Kataloge, Versandanzeigen und weitere Geschäftsdokumente. Welche Dokumente Sie senden können, bestimmen die vom Empfänger unterstützten Spezifikationen.

Drei Begriffe helfen, die Ebenen auseinanderzuhalten:

• UBL (Universal Business Language) stellt ein XML-Vokabular für strukturierte Geschäftsdokumente bereit.
• BIS (Business Interoperability Specifications) legt fest, wie Dokumente in einem Geschäftsprozess verwendet und geprüft werden. Peppol BIS Billing 3.0 umfasst Rechnungen und Gutschriften auf Grundlage von UBL.
• PINT (Peppol International) stellt ein gemeinsames Rechnungsmodell bereit, das für unterschiedliche Rechtsräume spezialisiert werden kann. Prüfen Sie die einschlägige Spezialisierung; die Anforderungen sind nicht bei jeder PINT-Rechnung identisch.

Eine Rechnung ist ein Geschäftsdokument; eine Spezifikation legt ihre Anforderungen fest; eine technische Dokumenttypkennung bezeichnet eine bestimmte unterstützte Registrierung. Diese Begriffe hängen zusammen, beantworten aber unterschiedliche Fragen.

Erkunden Sie die offiziellen Kategorien, aktiven Dokumenttypen und gesonderten Erläuterungen.

Wer weiß, wie Peppol funktioniert, fragt als Nächstes, ob er es nutzen muss. Peppol wird in mehreren Regionen sowohl zwischen Unternehmen und öffentlichen Stellen als auch zwischen Unternehmen genutzt. Dass ein Land Peppol verwendet, bedeutet für sich allein nicht, dass jedes Unternehmen es für jede Rechnung nutzen muss.

Prüfen Sie die Regeln für die beteiligten Parteien, den Geschäftsvorgang und das betreffende Datum. Eine Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung, eine Pflicht zur Nutzung eines bestimmten Zustellnetzes und eine steuerliche Meldepflicht sind unterschiedliche Anforderungen. Auch eine grenzüberschreitende Zustellung erfüllt nicht automatisch die örtlichen Meldepflichten.

Erkunden Sie Länder, Directory-Abdeckung und Länderleitfäden mit Quellen. Die Karte unterscheidet verfügbare Referenzinformationen von Teilnehmerzahlen; weder ein Directory-Eintrag noch eine hohe Teilnehmerzahl begründet eine rechtliche Pflicht.

Da Unternehmen über einen Anbieter teilnehmen, fragen Sie zunächst Ihren Buchhaltungs- oder ERP-Anbieter, ob Ihr Produkt das Senden, das Empfangen oder beides über Peppol unterstützt. Manche Produkte enthalten bereits eine Anbindung; andere benötigen eine Integration oder einen gesonderten Anbieter.

Unabhängig davon, welchen Access Point Sie wählen, sollten Sie Folgendes klären:

• Welche Länder und Dokumentspezifikationen Sie für den Austausch mit Ihren Geschäftspartnern benötigen.
• Wie Ihre Empfänger-ID registriert und bei einem Anbieterwechsel verwaltet wird.
• Was der Preis umfasst: Senden, Empfangen, Integrationen, Dokumentkonvertierung und Unterstützung.
• Wie Validierungsfehler, Zustellinformationen und Dokumente mit Handlungsbedarf angezeigt werden.

Erstellen Sie ein gültiges Dokument und bestätigen Sie vor dem ersten Austausch die Empfangsdaten Ihres Kunden. Bewahren Sie die Informationen auf, die Ihr eigener Buchhaltungsprozess benötigt; die Netzwerkzustellung ist nur ein Teil der Rechnungsverarbeitung.