Hvad er Peppol? Sådan fungerer netværket

Peppol giver handelspartnere en fælles måde at udveksle strukturerede dokumenter på, for eksempel fakturaer og ordrer. Struktureret betyder, at modtagerens software kan læse de enkelte felter, såsom fakturanummer, momsbeløb og betalingsreference, uden at nogen skal kopiere dem fra en PDF.

Det består af tre dele: specifikationer for dokumenterne, et netværk til at levere dem og aftaler om de organisationer, som driver netværket. OpenPeppol er den almennyttige forening, som vedligeholder rammerne. Peppol begyndte som et europæisk projekt i 2008 og bruges nu internationalt.

En virksomhed forbinder sig ikke selv til netværket, og den behøver ikke at være medlem af OpenPeppol. Den deltager gennem en tjenesteudbyder, og forbindelsen er ofte indbygget i økonomisystemet.

Fordi hver virksomhed deltager gennem en udbyder, indgår der fire parter i hver udveksling: afsenderen, modtageren og deres to udbydere. Det kaldes firehjørnemodellen, også kaldet 4-corner-modellen. Den lader afsender og modtager vælge forskellige udbydere.

Følger man numrene i diagrammet, bevæger en faktura sig sådan:

1. Afsender. Dit økonomi- eller ERP-system opretter fakturaen.
2. Afsenders adgangspunkt. Din udbyder kontrollerer dokumentet og finder modtagerens modtagertjeneste.
3. Modtagers adgangspunkt. Modtagerens udbyder modtager dokumentet gennem Peppol-netværket.
4. Modtager. Udbyderen afleverer det til din kundes system, hvor det kan behandles.

Et adgangspunkt, på engelsk Access Point eller AP, er udbyderens tjeneste, der forbinder sig med andre adgangspunkter. Netværkets AS4-transportprofil sikrer udvekslingen mellem dem. Forbindelsen fra dit eget system til din udbyder afhænger af den valgte tjeneste.

Før afsendelse skal afsenders adgangspunkt finde ud af, hvor dokumentet skal leveres hen. Det er den stiplede vej i diagrammet. Service Metadata Locator (SML) hjælper med at finde modtagerens Service Metadata Publisher (SMP). SMP'en offentliggør oplysninger om modtagelse: understøttede dokumenttyper, forretningsprocesser og tekniske modtageradresser. Opslaget kræver to ting af afsenderen: modtagerens Peppol-ID og en dokumentspecifikation, som modtageren understøtter. De næste to afsnit forklarer hver af dem.

Se tjenesteudbyderne og de Peppol-myndigheder, der fører tilsyn med dem.

Et Peppol-ID er den adresse, som opslaget bruger til at finde en deltager. Det kombinerer en identifikationsordning med en værdi og skrives ofte som ordning:værdi. Ordningen fortæller systemet, hvilken slags identifikator værdien er. Afhængigt af registreringen kan det være et virksomhedsnummer eller et Global Location Number (GLN).

En organisation kan have flere Peppol-ID'er. Et virksomhedsnummer alene fortæller ikke, hvilken ordning der skal bruges, eller hvilke dokumenter en bestemt registrering kan modtage. Spørg din handelspartner om modtageroplysningerne, hvis du er i tvivl.

Søg i offentliggjorte Directory-registreringer efter navn eller identifikator. Offentliggørelse i Peppol Directory er frivillig. Et manglende søgeresultat beviser derfor ikke, at en virksomhed ikke kan modtage Peppol-dokumenter. Bekræft de aktuelle modtagermuligheder gennem din udbyder, før du sender.

Det andet, afsenderen har brug for, er et dokument, som modtageren kan modtage. Peppol omfatter mere end fakturaer: Det officielle katalog indeholder registreringer for kreditnotaer, ordrer, ordresvar, kataloger, forsendelsesadvis og andre forretningsdokumenter. Modtagerens understøttede specifikationer afgør, hvad du kan sende.

Tre begreber hjælper med at skelne lagene:

• UBL (Universal Business Language) er et XML-sprog til strukturerede forretningsdokumenter.
• BIS (Business Interoperability Specifications) beskriver, hvordan dokumenter bruges og kontrolleres i en forretningsproces. Peppol BIS Billing 3.0 omfatter fakturaer og kreditnotaer i UBL.
• PINT (Peppol International) er en fælles faktureringsmodel, som kan specialiseres til forskellige jurisdiktioner. Kontroller den relevante specialisering frem for at antage, at alle PINT-fakturaer har de samme krav.

En faktura er et forretningsdokument. En specifikation fastlægger kravene til det. En teknisk dokumenttypeidentifikator identificerer en bestemt understøttet registrering. Begreberne hænger sammen, men besvarer forskellige spørgsmål.

Udforsk de officielle kategorier, aktive dokumenttyper og særskilte forklaringer.

Når man ved, hvordan Peppol fungerer, er det næste spørgsmål, om man skal bruge det. Peppol bruges til udveksling mellem virksomheder og mellem virksomheder og myndigheder i flere dele af verden. At et land bruger Peppol, betyder ikke i sig selv, at alle virksomheder skal bruge det til alle fakturaer.

Kontroller reglerne for de relevante parter, transaktioner og datoer. Krav om e-fakturering, krav om et bestemt transportnetværk og krav om skatteindberetning er forskellige krav. Levering på tværs af landegrænser opfylder heller ikke automatisk lokale indberetningspligter.

Se lande, Directory-dækning og landevejledninger med kildehenvisninger. Kortet viser både referenceoplysninger og deltagerantal. Hverken en Directory-registrering eller et højt deltagerantal fastslår en juridisk pligt.

Da virksomheder deltager gennem en udbyder, er det første skridt at spørge leverandøren af dit økonomi- eller ERP-system, om dit produkt understøtter afsendelse, modtagelse eller begge dele via Peppol. Nogle produkter har forbindelsen indbygget; andre bruger en integration eller en særskilt udbyder.

Uanset hvilket adgangspunkt du vælger, bør du afklare følgende:

• Hvilke lande og dokumentspecifikationer dine handelspartnere har behov for.
• Hvordan dit modtager-ID bliver registreret, og hvordan det håndteres ved skift af udbyder.
• Hvad prisen omfatter: afsendelse, modtagelse, integrationer, dokumentkonvertering og support.
• Hvordan du ser valideringsfejl, leveringsoplysninger og dokumenter, der kræver handling.

Opret et gyldigt dokument, og bekræft kundens modtageroplysninger, før du sender første gang. Gem de oplysninger, din egen bogføring kræver. Netværkslevering er én del af arbejdet med en faktura.